Ich glaube man muss schon recht lange im Geschäft sein, um diesen Schlachtruf der Verwaltungsorganisation noch selbst gehört zu haben. Es bezeichnet eine Arbeitsweise, bei der ein Ablaufplan (der Vorgang), in seiner formalisierten oder informellen Form, durchgesetzt wird. Warum? Weil man das letztes Jahr schon genau so gehandhabt hat, weil was besseres fehlt und keiner Lust hat, eigentlich notwendige Änderungen zu koordinieren und zu dokumentieren. (Teil)materialisiert sich der Vorgang dann in seinem „Laufzettel“.
Der „Vorgang“ ist in den letzten Jahrzehnten in Verruf geraten, weil er als Ausdruck der Unflexibilität galt. Alles sollte schön dynamisch sein, am Besten auf Zuruf geschehen, kurze Wege, geringer Overhead. Gestützt von der IT, die Daten, anders als die Ablage, direkt im Zugriff hatte.
Dann kam der Ruf nach „Digitalisierung“…
In einer idealen Welt hätte man es sich einfach machen können und schriftlich formalisierten Vorgänge der IT Abteilung übergeben können. Mit ausreichend Ressourcen hätte man den Vorgang evaluieren können, ob er überhaupt heute noch passt und, wo nötig, anpassen.
Und wer jetzt sagt: „Dann lösen wir das Problem mit KI“ hat hat keine Ahnung, wovon er spricht. Bestenfalls bekommt er nach mehr Iterationen ein vielleicht halbwegs brauchbares Ergebnis, als er für die Definition des Vorgangs und die Abbildung des Verfahrens als IT gestütztes Verfahren gebraucht hätte. Und der Planet wäre ein paar tausendstel Grad kühler geblieben, weil der Ressourcenverbrauch dieser Modelle gewaltig ist.
Dann versuchen wir es doch lieber mit natürlicher Intelligenz, oder?
Nach dem Rant jetzt zu der Frage: Was hat das mit IServ RLP zu tun?
Mit der Einführung eines neuen Systems eröffnet sich die Möglichkeit, solche Workflows zu definieren. Ganz schlaue werden anführen, dass man so das Pferd von hinten aufzäumt, weil eigentlich sollten diese Methoden die Basis der Lösung sein. Stimmt… und jetzt?
Wir haben uns als Ziel gesetzt, genau diese zu erarbeiten. Für alle Prozesse, die uns bei IServ begegnen. Das Ergebnis wir ein Vorschlag (Best Practice) sein, dass unsere Kunden verwenden können, wenn sie nicht jedes mal das Rad neu erfinden wollen. Das ist sehr viel Arbeit. Daher erwarten wir von unseren Kunden, dass sie sich beteiligen.
Es geht dabei aber nicht nur um Digitalisierung. Wie schön wäre es doch, einem neuen Mitarbeitenden ein Schaubild in die Hand zu drücken (einen Link verschicken) auf dem er die Punkte der von ihm/ihr erwarteten Tätigkeiten direkt erfasst. Gleiches gilt, wenn eine zentrale Person plötzlich ausfällt oder aus anderen Gründen keine strukturierte Übergabe gemacht werden kann.
Hat er/sie nicht schon eine ähnliche Position vorher begleitet, macht er/sie ohne solche Unterlagen sonst den Freischwimmer in Schulorganisation mit 10kg Blei am Fuß im Haifischbecken. Das gilt sowohl für Schulen, als auch für Schulträger oder Supportfirmen.
Wie viel leichter könnten Ausschreibungen sein, wenn man als Auftraggeber wüsste, was man haben will und wie Leistungen abgegrenzt werden.